Het duurste deel van werven is niet het vinden of beoordelen van kandidaten. Het is het regelen van de gesprekken daartussen. Een enquête van Aptitude Research en een doorlichting van carrièresites door Phenom wijzen dezelfde kant op: recruiters besteden meer tijd aan het coördineren van gesprekken dan aan welke andere taak ook, terwijl beoordelen een kleiner deel krijgt. Wie betere aannames wil, haalt eerst de planuren terug, voordat er geld naar de voorkant van het proces gaat.
Waar de week heen gaat
Vraag recruiters hun tijd te verdelen en steeds verschijnt hetzelfde beeld. Gesprekken coördineren staat bovenaan: agenda's afstemmen, herinneringen sturen, afspraken verzetten, bevestigen. Daarna volgt screening, dan communicatie met kandidaten zoals statusberichten en afwijzingen. Het werk dat de aannamebeslissing direct voedt, wegen of iemand bij de rol past, krijgt maar een bescheiden deel van de week.
De doorlichting laat zien waarom. Bij de overgrote meerderheid van werkgevers kan niemand een gesprek inplannen op het moment van solliciteren. De sollicitatie komt in een volgsysteem terecht en een recruiter regelt het gesprek met de hand, vaak over meerdere agenda's. Elke mailronde kost een dag. Elke verplaatsing nog een.
Automatisering landt op de verkeerde plek
Werkgevers kennen de hulpmiddelen wel. De meeste ondervraagde organisaties gebruiken al een vorm van automatisering in werving, en een ruime meerderheid vindt het urgenter dan vorig jaar. Maar de inzet zit aan de voorkant: sourcing, eerste screening, chatbots op de vacaturepagina. Inplannen, niet komen opdagen en verzetten, de stappen die de meeste uren kosten, blijven grotendeels handwerk. Slechts een minderheid noemt de werving van begin tot eind geautomatiseerd.
Waar werkgevers wel goed automatiseerden, melden ze minder gespreksrondes, een kortere doorlooptijd en, bij een flinke groep, betere aannames. Dat laatste is het belangrijkste. Coördinatie weghalen bespaart niet alleen tijd. Dezelfde mensen kunnen die tijd aan beoordelen besteden.
Wat dit niet laat zien
De tijdsverdeling is door organisaties zelf geschat, niet met een stopwatch gemeten. De richting is daarom betrouwbaarder dan de precieze verhouding. De enquête beslaat een bescheiden groep organisaties, en beide studies komen van een leverancier die wervingsautomatisering verkoopt, met de enquête in samenwerking uitgevoerd. Dat belang geldt voor elke conclusie. De doorlichting keek alleen naar openbare carrièresites, niet naar wat er in de eigen systemen van een bedrijf gebeurt. En de meeste organisaties vonden hun kandidaatervaring goed ondanks weinig automatisering. Dat kan betekenen dat handmatige coördinatie werkt maar duur is, of dat tevredenheid vanuit de werkgever gemeten wordt. Een tijdstudie waarin coördinatie een klein aandeel blijkt, zou onze lezing onderuit halen.
Wat je kunt doen
- Meet een paar weken je eigen verdeling. Noteer uren aan gesprekken regelen tegenover uren aan beoordelen. De meeste teams schrikken.
- Laat kandidaten hun eerste gesprek zelf inplannen vanuit de ontvangstbevestiging, in tijdvakken die de manager vooraf heeft vrijgegeven.
- Geef managers vaste gespreksmomenten per week, zodat niemand per kandidaat over agenda's onderhandelt.
- Schrap rondes voordat je minuten schrapt. Elke extra ronde kost een volledige planningscyclus.
- Besteed de gewonnen uren aan beoordelen: een gestructureerd interview, een werkopdracht, een referentiegesprek. Daar wordt een aanname gewonnen of verloren.